• data e luogo di nascita;
• residenza;
• cittadinanza;
• godimento dei diritti civili e politici;
• stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
• stato di famiglia;
• esistenza in vita;
• nascita del figlio;
• decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
• iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla Pubblica Amministrazione;
• appartenenza a ordini professionali;
• titolo di studio, esami sostenuti;
• qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
• situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
• assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
• possesso di numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'Anagrafe Tributaria;
• stato di disoccupazione;
• qualità di pensionato e categoria di pensione;
• qualità di studente;
• qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
• iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
• tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato del servizio;
• non avere riportato condanne penali e non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
• non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
• qualità di vivenza a carico;
• tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello Stato Civile;
• non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non aver presentato domanda di concordato.

I dati personali possono essere comprovati anche semplicemente esibendo un documento di riconoscimento in corso di validità.

Possono essere sostituiti quindi con autocertificazione, ad esempio, i certificati, gli estratti e gli attestati necessari per l'iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado ed all'università e quelli da presentare alla Motorizzazione Civile.

Al contrario, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio concerne stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato (la dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza); la dichiarazione sostitutiva di atto notorio può essere usata per dichiarare fatti, stati o qualità personali non contenuti in pubblici elenchi o registri.
In questo caso, il soggetto attesta un atto, fatto o qualità personale che conosce, riguardo sé stesso o soggetti terzi, che non sarà certificabile da una Pubblica Amministrazione.
Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione (art. 49 DPR n. 45/2000):

• i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore;
• tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico.

Le dichiarazioni sostitutive devono essere sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente della pubblica amministrazione (incaricato di pubblico servizio).

Possono essere inviate al soggetto a cui devono essere presentate anche via fax o per via telematica, con copia fotostatica di documento d'identità del sottoscrittore (non autenticata).